... (a proč se vám to vyplatí)
Konec roku bývá ve firmách, na úřadech i v osobním životě o bilancování.
Kde nás letos nejvíc brzdil čas? Například tam, kde digitalizace ještě chybí a pořád se tiskne, skenuje a čeká na podpis.
Pokud chcete, aby rok 2026 byl o něco klidnější a méně papírový, stojí za to podívat se na to, které dokumenty dává smysl přesunout do online podoby. Vybrali jsme deset typů dokumentů, kde digitalizace přináší největší efekt.
1. Pracovní smlouvy a dodatky
HR týmy často tráví zbytečné hodiny tím, že dohánějí papírové smlouvy a jejich aktualizace. Online podoba umožní smlouvu:
- připravit z šablony,
- poslat zaměstnanci pomocí odkazu,
- nechat ji podepsat na dálku.
V Podpisovně k tomu můžete využít chytré dokumenty – přináší možnost předvyplnění základních údajů, kontrolují povinná pole a podepisující je ověřený přes Bank iD, MojeID nebo Identitu občana.
2. Dohody DPP/DPČ a brigády
Sezonní výpomoci a brigády znamenají velké množství krátkodobých dohod. Když jsou připravené jako online šablona, zvládnete jejich administraci výrazně rychleji a bez hromady papírů v šuplíku.
3. Nástupní formuláře a GDPR souhlasy
Při nástupu do zaměstnání obvykle vzniká několik dokumentů najednou – osobní dotazníky, prohlášení, souhlasy se zpracováním údajů.
Chytré dokumenty dokážou:
- předvyplnit data, která už o člověku máte,
- upozornit na chybějící údaje,
- stáhnout si vyplněný a podepsaný dokument a uložit ho k archivaci do vašeho interního online úložiště.
Auditní stopa v Podpisovně vám pomůže kdykoli doložit, kdy a jak byly dokumenty podepsány.
4. Žádosti o dovolenou a interní schvalování
„Žádosti o dovolenou a další interní schvalovací procesy dokážou překvapivě zatěžovat.“
Jednoduchý formulář jako chytrý dokument:
- zaměstnanec vyplní online,
- vedoucí schválí elektronicky,
informace se v přenese tam, kam potřebujete (např. do docházky). Tyto aktivity vyžadují více příprav na obou stranách.
5. Nájemní smlouvy (byty, kanceláře, prostory)
Na trhu nájmů se často řeší vzdálenost – pronajímatel a nájemce nejsou ve stejném městě, někdy ani v té samé zemi.
Online podpis nájemní smlouvy:
- urychlí celý proces,
- umožní oběma stranám smlouvu v klidu přečíst,
přináší právní jistotu díky ověření identity a časovému razítku.
6. Kupní smlouvy (např. stroje, auta, vybavení)
Kupní smlouvy jsou typickým příkladem dokumentu, u kterého potřebujete mít jasno kdo a kdy podepsal.
S Podpisovnou:
- připravíte šablonu podle typu obchodu,
- protistrana ověří svou identitu skrze Bank iD nebo MojeID.
získáte podepsaný dokument s auditní stopou a elektronickou pečetí.
7. Rámcové smlouvy s dodavateli a partnery
Vztahy s dodavateli se často opírají o několik klíčových dokumentů, které se jednou za čas aktualizují.
Díky online podepisování:
- odpadá posílání poštou,
- přesně víte, kdy došlo k nové verzi smlouvy,
a máte jistotu, že dokument nemohl být po podpisu změněn.
8. Formuláře v obcích: školky, byty, kácení, akce, podněty občanů
Obce mají velký počet opakujících se formulářů – a právě ty jsou ideální pro digitalizaci.
Chytré dokumenty v Podpisovně lze využít například u:
- přihlášek do mateřských škol,
- žádostí o nájem obecního bytu,
- povolení kácení dřevin,
- přihlášek na obecní akce,
- podnětů občanů (závady na komunikaci, veřejném osvětlení apod.).
Občan formulář vyplní online z domova, ověří se a úřad dostane podání v čitelné, kompletní podobě.
9. Dokumenty související s AML
V oborech s AML povinností je potřeba mít jistotu, že klient byl ověřen a celý proces je dohledatelný.
Podpisovna pomáhá:
- ověřit identitu klienta online (Bank iD, MojeID, Identita občana),
- získat právně platný elektronický podpis,
- mít k dispozici auditní stopu o průběhu podepisování.
Obsah dokumentů a osobní údaje se po vámi zvolené době z bezpečnostních důvodů automaticky mažou, auditní záznam o provedení podpisu však zůstává.
10. Interní hlasování a ankety
Ať jde o volbu zástupců zaměstnanců, rozhodnutí o benefitech nebo hlasování v orgánech firmy či spolku – online hlasování šetří čas a umožňuje zapojit více lidí.
Podpisovna umí nastavit:
- ověřenou účast (víte, kdo hlasuje),
- případně anonymitu tam, kde je potřeba,
přehledné výsledky a dohledatelnost.
Jak začít v roce 2026
Nemusíte digitalizovat všech deset typů najednou.
V praxi se osvědčil jednoduchý postup:
- Vyberte jednu agendu, která vás nejvíc zatěžuje.
- Vytvořte první chytrý dokument – ideálně z existující šablony, kterou již používáte.
- V menším zkušebním provozu si ověřte, že proces funguje pro všechny zúčastněné.
Postupně tak vznikne systém, který nezačíná velkou revolucí, ale malými kroky, které se sčítají.
Chcete si některý z dokumentů vyzkoušet online?
Podívejte se na Podpisovnu a nechte papíry pracovat za vás – tentokrát v digitální podobě. www.podpisovna.cz
