Když firmy (ale i jednotlivci) zvažují, že začnou podepisovat online, často se jako první zajímají o zabezpečení elektronických podpisů a dokumentů. A je to dobře – bezpečnost musí být na prvním místě. Víte, že Podpisovna má 2 funkce, které zajistí, aby na podepsaném dokumentu v budoucnu nemohlo dojít k nevyžádaným úpravám?
Celý proces podepisování v aplikaci Podpisovna je důkladně zabezpečený, a to ze dvou důvodů:
- Podpisovna neukládá žádné osobní údaje a ani k nim nemá přístup.
- Ověření identity podepisujících probíhá pomocí státem prověřených služeb, jako je Bank iD, MojeID nebo Identita občana.
Ale co když chcete maximálně zabezpečit nejen proces podpisu, ale i samotný dokument podepisovaný online? Žádný problém, v Podpisovně se o to postarají funkce pečeť a časové razítko.
Pečeť a časové razítko byly v roce 2024 nejoblíbenější placené funkce v Podpisovně. Potvrzuje se tak, že bezpečnost je pro firmy i jednotlivce důležitá.
Pečeť: po zapečetění na dokumentu nelze dělat další změny
Představte si, že podepíšete papírovou smlouvu a necháte si ji zatavit do fólie. Až bude dokument zatavený, nemůžete na něj nic připsat ani v něm nic škrtat – jednoduše proto, že je zatavený a chráněný proti jakýmkoli dalším změnám. A když už by ke změně došlo, půjde to na první pohled poznat. Stejně funguje elektronická pečeť v Podpisovně.
Pokud tuto funkci využijete, získáte jistotu, že na dokumentu podepsaném přes Podpisovnu v budoucnu nikdo neudělá další nevyžádané změny.
Dokument je tak ještě lépe zabezpečený, než kdyby byl vytištěný a podepsaný rukou – protože upřímně… jak často si necháváte zatavit smlouvy do fólie?
Časové razítko: budete mít 100% důkaz o dni a času vytvoření dokumentu
Pojďme opět použít krátký příklad. Představte si, že s protistranou podepíšete smlouvu online. Po 2 letech bohužel nečekaně dojde k právnímu sporu a protistrana začne trvrdit, že jste smlouvu společně podepsali mnohem později, než je na dokumentu uvedeno.
Abyste takovým situacím dokázali předejít a měli v ruce 100% důkaz o dni a čase vzniku dokumentu, je dobré využít časové razítko.
Pomocí časového razítka se na dokument zaznamená datum a čas zapečetění – tedy čas, kdy jej podepsal poslední podepisující (tzn. razítko se k dokumentu připojí hned poté, co poslední podepisující dokument odešle z Podpisovny ostatním).
To je také důvod, proč jsme funkce pečetě a časového razítka v Podpisovně spojili. V průběhu procesu podepisování stačí vybrat položku „pečeť + časové razítko“.
Víte, že vaše firma může bezpečně podepisovat dokumenty online již od 2 990 Kč měsíčně (bez DPH)? Další informace o cenách za používání Podpisovny pro firmy najdete zde.
Souhrn toho nejdůležitějšího z článku
- Samotný proces podepisování dokumentů v Podpisovně je maximálně zabezpečený.
- Dokument podepisovaný online lze navíc zabezpečit pečetí a časovým razítkem.
- Pečeť si představte jako obdobu zatavení papírového dokumentu do fólie.
- Díky časovému razítku snadno prokážete, kdy byl dokument podepsán.
Pomůžeme vám začít s online podepisováním
Rádi byste se přidali k desítkám tisíc českých firem, které už podepisují dokumenty bezpečně a se 100% jistotou online?
Napište nám na e-mail info@podpisovna.cz, přes kontaktní formuář nebo zavolejte na číslo +420 220 922 511. Rádi probereme vaši konkrétní situaci a poradíme vám, jak s firemním online podepisováním začít. Když budete chtít, ukážeme vám, jak funguje aplikace Podpisovna pro firmy.
