Běžný personalista za den odbaví desítky papírových dokumentů. Musí je vytisknout, podepsat a často také naskenovat nebo poslat poštou. Nemluvě o archivaci nebo čekání na podpisy ostatních. Tyto procesy jsou časově i finančně náročné a ubíjející. Jak to řešit? Podepisováním dokumentů online.
VÍCE O ONLINE PODEPISOVÁNÍ PRO HR
Pracujete na pozici HR specialisty a máte někdy pocit, že jste spíš administrativní pracovník? Nedivíme se, papírování kolem (nejen) náboru nových zaměstnanců je neefektivní a zdržuje od důležité práce.
Proto jsme pro vás připravili 3 tipy, jak si pomocí podepisování dokumentů online rozvázat ruce a získat čas na to podstatné. Oceníte to vy, vaši nadřízení i noví kolegové.
1. Podepisujte na dálku dokumenty s uchazeči
Už při samotném náboru je potřeba vyplňovat a podepisovat řadu dokumentů (například dotazníky a formuláře). Abyste je nemuseli podepisovat ručně a posílat uchazečům poštou či zdlouhavě skenovat papíry, řešte všechno online přes spolehlivou podpisovou aplikaci.
Pokud podpisová aplikace umožňuje – tak jako Podpisovna – online ověření identity pomocí BankID nebo MojeID, budete 100% vědět, se kterou osobou daný dokument podepisujete. Bez toho, aby vám uchazeč skenoval občanku nebo za vámi jezdil osobně do firmy.
Věděli jste, že online ověření identity přes BankID a MojeID je často bezpečnější než klasická kontrola občanského průkazu? Zatímco občanku je možné zfalšovat, online identitu nikoli.
2. Nečekejte, až přijdou kolegové do práce
Byrokratickou nálož na záda HR specialistů nakládají nejen uchazeči o práci a noví pracovníci, ale také stálí zaměstnanci.
Jak například řešit situaci, když potřebujete od kolegy urgentně podepsat pracovní dokument, ale daný kolega čerpá home office a fyzicky se do firmy dostaví až za 2 týdny?
Jednoduše dokument podepište online, ověřte svou i kolegovu identitu a máte po starostech. Žádné čekání, žádné nervy a žádné zpoždění.
3. Digitalizujte aneb elektronický archiv pracovních dokumentů
Obrovským žroutem času personalistů je také archivování a skladování papírových dokumentů. Ale proč se prohrabávat stovkami složek a 2 hodiny hledat ten správný dokument, když můžete mít přehlednou elektronickou archivaci?
Až dokument všechny strany podepíší online (například v Podpisovně), stáhnete si ho a během pár vteřin uložíte do firemního digitálního archivu.
U elektronického dokumentu nehrozí jeho znehodnocení, digitální archivace je navíc šetrná k přírodě a zabere mnohem méně času.
Nechte si implementovat aplikaci Podpisovna
Jděte ve firmě s dobou a podepisujte dokumenty v online, a to nejen v oblasti HR.
Rádi vám implementujeme aplikaci Podpisovna, kterou budete moci používat pro online podepisování se zaměstnanci, uchazeči, zákazníky i dodavateli.
Implementace je rychlá, není potřeba kvůli ní dělat žádné další investice a tým Podpisovny vám se vším poradí. Pro více informací nám kdykoliv napište na e-mail info@podpisovna.cz.
