AML povinnosti se v praxi často mění v jedinou věc: víc administrativy. Nejvíc je to vidět u identifikace klienta – doklady, kopie, ukládání, dohledatelnost, urgence. A do toho přirozený strach, že při kontrole bude něco chybět nebo „nebude sedět“.
Jenže český AML rámec se už digitální realitě přizpůsobil. Umožňuje identifikaci na dálku a zároveň jasně říká, které postupy jsou z pohledu bezpečnosti a regulatorní jistoty nejpevnější. A právě tady dává smysl AML identifikace online s Podpisovnou a Bank iD: klient projde ověřením identity jednoduše a Vy získáte čistou, dohledatelnou stopu procesu – bez skenů dokladů v e-mailech a bez ručního přepisování.
AML identifikace není jen „další papír do šuplíku“. Je to povinnost, u které se v praxi často chybuje – a bohužel to není chyba „za stovku“. Při nedodržení povinností mohou hrozit pokuty až 10 milionů Kč, a u některých subjektů i sankce až do výše 10 % obratu. O to víc se vyplatí mít proces nastavený tak, aby byl jednoduchý, opakovatelný a kdykoliv dohledatelný – bez ručních kroků, které se snadno přehlédnou.
Proč tohle téma dopadá právě na účetní a daňové poradce
Účetní a daňové kanceláře fungují v rytmu termínů. Když onboarding nového klienta drhne na „pošlete prosím ještě doklady“, stojí práce. A zároveň roste množství citlivých souborů, které se někam ukládají, přeposílají a dohledávají.
Typické situace, které znáte:
- klient pošle fotku dokladu pozdě, nečitelně, nebo jen „něco“,
- kancelář řeší, kam data ukládat a kdo k nim má přístup,
- onboarding se protahuje a vy místo práce děláte administrativu,
- a když přijde kontrola, nechcete lovit v historii e-mailů, kdo co poslal a kdy.
AML identifikace má být především obhajitelná. Ne složitá.
Univerzální řešení pro AML povinné osoby
Článek je psaný primárně pro účetní a daňové poradce. Princip, na kterém stojí AML identifikace online s Podpisovnou a Bank iD, je ale univerzální: vychází z postupů uznaných AML zákonem a hodí se pro všechny povinné osoby napříč sektory – tedy všude tam, kde je potřeba prokazatelně ověřit identitu klienta při navázání obchodního vztahu.
Identifikace a kontrola klienta nejsou totéž (a to je úleva)
AML zákon rozlišuje dvě věci, které se v praxi často směšují:
-
Identifikace: jednorázové ověření totožnosti klienta (typicky při navázání vztahu).
-
Kontrola klienta (CDD): průběžné vyhodnocování rizika, účelu vztahu, skutečného majitele, PEP apod.
Tady se bavíme hlavně o první části – identifikaci. Právě ta bývá nejvíc „papírová“, a přitom se dá udělat nejčistěji digitálně.
§ 8a: digitální cesta, která stojí na nejsilnějším základu
Tradiční identifikace „tváří v tvář“ má v AML pořád své místo. Realita je ale online – a proto zákon umožňuje i distanční postupy. Důležitá je jedna věc: ne všechny metody jsou stejně spolehlivé a stejně dobře obhajitelné.
Ustanovení § 8a AML zákona umožňuje provést identifikaci prostřednictvím elektronické identifikace s dostatečnou úrovní záruky. Z pohledu praxe to znamená: méně ručních kroků, menší prostor pro chyby a hlavně postup, který se při kontrole vysvětluje výrazně snáz než „tady jsou skeny, co nám přišly e-mailem“.
Bank iD: identita ověřená bankou, kterou AML zákon uznává
Bankovní identita stojí na jednoduchém principu: klient dá souhlas a banka předá ověřené údaje. Podstatné je, že banky už identifikaci klienta řešily v minulosti při zakládání účtu podle AML pravidel – proto je Bank iD v AML režimu uznaná jako plnohodnotná metoda identifikace.
Výsledek v praxi?
- odpadá posílání skenů dokladů,
- mizí ruční opisování údajů,
- klient nemusí řešit „ještě druhý doklad“,
- a Vy máte jasný, regulatorně pevný základ.
A jedna drobnost, která pomáhá i v komunikaci s klienty: neověřuje se podpis. Ověřuje se identita podepisující osoby.
Podpisovna: identifikace ve chvíli, kdy to přirozeně dává smysl
Účetní kanceláře obvykle nepotřebují „zavádět AML projekt“. Potřebují, aby onboarding běžel hladce v situacích, které se opakují každý týden:
- podpis smlouvy o vedení účetnictví nebo daňovém poradenství,
- plná moc,
- souhlasy a prohlášení,
- onboardingový formulář pro nového klienta.
AML identifikace online s Podpisovnou a Bank iD zapadá přesně sem:
dokument → Bank iD → podpis → hotovo.
U Podpisovny je AML identifikace součástí samotného dokumentu. Klient se ověří přes Bank iD a podepíše – a Vy máte vše v jednom: dokument, ověření identity podepisující osoby i jasnou stopu procesu. Prakticky to znamená méně administrativy a zároveň jednodušší prokazování souvislostí: identifikace se neodtrhne od smlouvy, protože je „přilepená“ přímo k ní.
Velká výhoda je, že vše probíhá v rámci jednoho dokumentu – ověření podepisující osoby i podpis. Nepřibývá Vám žádný „report bokem“ ani další příloha, kterou pak musíte při kontrole složitě prokazovat, že opravdu patří k dané smlouvě nebo konkrétnímu klientovi. Otevřete jeden dokument – a je tam všechno.
Kde bývá problém u jiných distančních metod (a proč si tím nechcete komplikovat život)
AML zákon zná i jiné postupy, například podle § 11 (včetně identifikace přes platbu). Ty ale často znamenají:
- více podmínek, které musíte splnit všechny najednou,
- vyšší riziko podvržených kopií dokladů,
- více práce na administrativě,
- a horší klientský zážitek („proč po mně chcete tohle?“).
U videoidentifikace navíc přibývají procesní nároky (záznamy, kvalita, „živost“, riziko deepfake). V některých sektorech je to užitečný doplněk, ale pro běžný onboarding kanceláře je to často zbytečně složité.
Proto Bank iD v českém prostředí často vede: má jasnou oporu v § 8a, je pro klienta jednoduchá a pro Vás přináší čistou stopu, která se dobře vysvětluje i při kontrole.
Skeny dokladů nejsou jen AML téma. Je to i GDPR téma.
Když se AML identifikace řeší „po staru“ přes skeny dokladů, přibývá kromě AML ještě druhé riziko: GDPR. Skeny občanek jsou citlivá data a jejich ukládání znamená spoustu povinností – od přístupových práv, zabezpečení a evidence až po správné nastavení doby uchování a mazání.
A teď ta praktická otázka: kdo si po letech opravdu spolehlivě ohlídá, co se má kdy vymazat, a co naopak musíte držet kvůli zákonné povinnosti? I proto dává smysl mít proces co nejvíc „čistý“ – s minimem souborů, minimem ručních kroků a jasně dohledatelnou stopou.
Archivace a dohledatelnost: proč je lepší mít to v systému, ne v e-mailech
AML nejde jen o to identifikaci provést. Jde i o to, že ji musíte umět kdykoliv doložit. Zákon pracuje s dlouhými archivačními lhůtami (typicky 10 let) a očekává, že budete schopni doložit nejen údaje, ale i průběh procesu – tedy „kdo, kdy, jak“.
U elektronické identifikace přes Bank iD je klíčové mít k dispozici i digitální záznamy o proběhlé autentizaci. Když je to součást workflow, je to rutina. Když se to řeší ručně, je to bolest.
A právě tady se znovu ukazuje síla jednoho dokumentu: když identifikace žije přímo v dokumentu, není potřeba později složitě dokazovat, že nějaké potvrzení nebo report patří právě k této smlouvě a tomuto klientovi.
Shrnutí
AML identifikace online s Podpisovnou a Bank iD je cesta, jak splnit povinnost identifikace bez zbytečné zátěže:
- klient se ověří jednoduše a bezpečně,
- Vy získáte jeden přehledný dokument se vším podstatným,
- odpadnou skeny dokladů a ruční přepisování,
- onboarding je rychlejší a méně chybový,
- a dohledatelnost je řešená systémově.
Jinými slovy: jedna cesta pro klienta, jedna stopa pro Vás, jeden dokument pro případnou kontrolu.
Závěr
Chcete vidět, jak by AML identifikace online s Podpisovnou a Bank iD vypadala ve Vaší konkrétní praxi – třeba u smlouvy, plné moci nebo onboardingu nového klienta? Rádi Vám to ukážeme na reálném scénáři a pomůžeme nastavit postup tak, aby byl bezpečný, srozumitelný a použitelný v každodenním provozu.
