Povinnost ověřovat klienta, uchovávat záznamy a zajistit auditní stopu je pro mnoho profesí samozřejmostí – od realitních kanceláří a finančních poradců až po advokáty, účetní či pojišťovací makléře.
Zákonné požadavky známe. Otázkou ale zůstává, jak je plnit efektivně, bezpečně a bez zbytečné administrativy.
TIP: Nastavte si AML procesy digitálně
Řada firem dnes přechází na elektronickou identifikaci a digitalizaci klientské dokumentace, čímž snižuje chybovost, šetří čas a zvyšuje bezpečnost.
Nemusí jít o složitý software – často stačí několik chytrých kroků a vhodný nástroj.
Nezávislý tip mimo Podpisovnu:
Pokud jste dosud neměli příležitost, využijte zdarma dostupné AML Risk Assessment nástroje (např. z webu Ministerstva financí nebo profesních komor). Pomohou vám realisticky vyhodnotit rizika a zaměřit se na oblasti, které mají skutečný dopad – ne jen na papírové plnění povinností.
Jak se do AML procesu zapojuje Podpisovna
Podpisovna pomáhá splnit AML povinnosti moderním způsobem – bez fyzických schůzek, skenování občanek a neefektivního papírování.
- Ověření identity online
Klient prokáže totožnost přes Bank iD, MojeID nebo Identitu občana – bezpečně a v souladu se zákonem.
- Právně platný elektronický podpis
Dokumenty podepsané v Podpisovně splňují požadavky české legislativy i evropského nařízení eIDAS. Jsou opatřeny časovým razítkem a pečetí pro zajištění autenticity a neměnnosti.
- Archivace a auditní stopa
Každý krok v procesu podepisování je v Podpisovně automaticky zaznamenán – kdo dokument otevřel, kdy byl podepsán, jakým způsobem byla ověřena identita a v jakém pořadí proběhly jednotlivé kroky.
Tato auditní stopa je nedílnou součástí právní jistoty elektronického podpisu a umožňuje kdykoli zpětně doložit platnost i průběh celého procesu.
Dokumenty samotné můžete po podpisu bezpečně uložit ve svém vlastním systému nebo cloudu, například v Microsoft 365, Google Workspace, Dropboxu či jiném interním úložišti podle vašich firemních pravidel.
Podpisovna se tak přirozeně začlení do vašich stávajících procesů — bez nutnosti měnit infrastrukturu nebo pořizovat nový software.
- Chytré dokumenty
Díky nim lze z formulářů vytvořit interaktivní smlouvy a žádosti, které vyplníte rychleji, bez chyb a s možností okamžitého podpisu.
Závěrem
Dodržování AML povinností nemusí být zátěží. S moderními nástroji, jako je Podpisovna, můžete zůstat v souladu se zákonem, šetřit čas i nervy – a věnovat se práci, která má další přidanou hodnotu pro vaše podnikání..
Vyzkoušejte, jak AML zvládnout jednoduše: www.podpisovna.cz
