Zdlouhavá příprava dokumentů, zmatky při vyplňování kolonek, chyby, škrtání, ztracené nervy i čas a k tomu náročná archivace. Už vás ve firmě či na úřadě nebaví administrativní peklo v podobě papírování? Řešením jsou chytré dokumenty v aplikaci Podpisovna pro firmy.
Co jsou chytré dokumenty
Chytré dokumenty jsou novinka v aplikaci Podpisovna, pomocí které si vy nebo vaši zaměstnanci snadno a rychle vytvoříte interaktivní online dokument s vlastními prvky.
Jakmile bude nachystaný, vystavíte ho na web, nebo rozešlete uživatelům k vyplnění online – interním zaměstnancům, jakýmkoliv externím uživatelům nebo občanům (v případě obcí a úřadů). Uživatelům se zobrazí jen pole, která mají vyplnit, takže nebudou zmatení, co kam napsat.
Vytvoření i vyplnění chytrého dokumentu je otázka pár kliknutí a vám i „vyplňujícím“ ušetří čas i nervy.
Jak chytré dokumenty fungují v praxi
Vytvořit i vyplnit chytrý dokument je tak snadné, že to zvládne běžný uživatel počítače nebo mobilu.
1. Nahrajete do Podpisovny původní dokument v PDF
Můžete nahrávat formuláře, smlouvy, účetní doklady, objednávky zboží… zkrátka cokoliv. Důležité je, aby byl dokument čitelný a nahráli jste ho ve formátu PDF.
2. Přidáte na dokument interaktivní prvky
Po nahrání se zobrazí editor, ve kterém na svůj původní dokument snadno přidáte interaktivní prvky podle potřeby. Na výběr máte z následujících prvků:
- Automatická pole – jak název napovídá, automatická pole se vyplní bez nutnosti ručního vyplňování, např. z registru ARES nebo dalších systémů (i vašich interních). Do dokumentu se tak mohou automaticky načíst údaje jako název firmy, IČO, DIČ a další.
- Text – když do dokumentu vložíte prvek Text, vyplňující uživatel do tohoto pole bude moci cokoliv napsat.
- Výběr možností – ideální prvek pro situace, kdy chcete, aby vyplňující uživatel vybral jednu z několika možností.
- Zaškrtávací pole – chcete dát vyplňujícím na výběr z více možností? K tomu je určený prvek Zaškrtávací pole.
- Podpis – dokument samozřejmě můžete podepsat online a s ověřením identity podepisujících pomocí Bank iD, MojeID nebo Identity občana. Stačí na dokument vložit prvek Podpis.
- Obrázek – potřebujete na dokument vložit jakýkoliv vizuál? Žádný problém, pomůže vám s tím prvek Obrázek. Formou obrázku můžete vkládat například kopie dokladů (např. účtenky a jízdenky).
Každé pole může být buď povinné, nebo nepovinné. Stejně tak chytré dokumenty umí pracovat s podmíněnou logikou (tzn. pole se uživateli zobrazují v závislosti na tom, co vyplňuje).
Kdykoliv v průběhu tvorby dokumentu si jedním kliknutím zobrazíte jeho náhled.
3. Připravený dokument odešlete k vyplnění
Jakmile dokument připravíte, jednoduše jej odešlete uživatelům k vyplnění. Není potřeba nic složitě stahovat, dokument odešlete rovnou z Podpisovny.
4. Uživatelé dokument na pár kliknutí vyplní
Žádné zdlouhavé vypisování rukou a zmatky. Uživatelům přijde vámi předchystaný dokument, ve kterém na pár kliknutí vyplní jednotlivé kolonky a pole.
Vyplněný dokument pak stisknutím tlačítka odešlou zpět.
A to je vše. Celý proces je výrazně rychlejší, jednodušší a levnější, než kdybyste dokumenty řešili v papírové formě.
Proč ve firmě či na úřadě využívat chytré dokumenty
-
Sobě i svým zaměstnancům ulevíte od otravného papírování
-
Dokument vytvoříte rychle, online a s vlastními (interaktivními) prvky
-
Výrazně zrychlíte proces vyplňování dokumentů (zobrazí se jen políčka, která je potřeba vyplnit)
-
Uživatelům usnadníte vyplňování
-
Zákazníci či občané už za vámi nebudou muset chodit osobně
-
Eliminujete chyby a překlepy
-
Ušetříte peníze za tisk i posílání dokumentů poštou
-
Nebudete hodiny hledat ztracené papírové dokumenty
-
Nemusíte řešit archivaci vytištěných dokumentů
Rádi vám chytré dokumenty nezávazně představíme
Zajímají vás další podrobnosti o chytrých dokumentech v Podpisovně? Rádi vám je nezávazně představíme, a když budete chtít, můžete si je vyzkoušet.
Napište nám na e-mail info@podpisovna.cz, přes kontaktní formuář nebo zavolejte na číslo +420 220 922 511. Když budete chtít, ukážeme vám i další funkce aplikace Podpisovna – od bezpečného online podepisování až po online hlasování.
