Na začátku roku 2026 žijeme v zemi, kde jsou internet, online bankovnictví i elektronické daně pro většinu z nás samozřejmostí. Přesto se ve firmách, městech a obcích stále často setkáváme s papírovými smlouvami, ručním oběhem dokumentů a šanony v policích.
Detailní čísla sdílíme postupně na našich sociálních sítích – v tomhle článku se podíváme na 7 trendů, které podle nás budou v roce 2026 nejvíc ovlivňovat digitalizaci v českých firmách. A hlavně: co to znamená pro práci s dokumenty a podpisy.
1) Papír jako výjimka, ne standard
Elektronické podpisy a online dokumenty už nejsou výsadou „technologických“ firem. Z nástroje pro pár inovátorů se stává standardní způsob, jak podepisovat smlouvy, dohody nebo interní dokumenty.
Dříve nebo později bude většina organizací řešit ne jestli, ale kdy a jak elektronický podpis zavést. Papír se tak postupně přesouvá z výchozího stavu do role výjimky – pro situace, kdy má opravdu dobrý důvod.
2) AI pomáhá všude… ale procesy musí stát na pevných základech
Umělá inteligence je velké téma let 2024 a 2025 a v roce 2026 v tom bude pokračovat. Mnoho firem už AI testuje – v marketingu, zákaznické podpoře nebo při tvorbě textů.
Často však platí jednoduché pravidlo: AI nezachrání nepořádek v procesech. Pokud dokumenty existují v různých verzích, dohledává se, kdo co podepsal, a oběh smlouvy se táhne přes e-maily a tiskárnu, nepomůže tomu žádný chytrý algoritmus.
Rozumný postup proto bývá:
1. nejdřív stabilní procesy a digitalizované dokumenty,
2. pak chytré nástroje, které na nich staví.
3) Cloud, data a bezpečnost jako „nové normální“
Cloudová řešení a práce s daty už nejsou „jen pro korporace“. Stále více českých firem se spoléhá na ověřené cloudové služby – od účetnictví přes CRM až po dokumentové systémy.
S tím roste i důraz na praktickou bezpečnost: silná hesla, dvoufaktorové přihlášení, ověření poskytovatelé a jasná pravidla přístupů. Nejde o strašení hackery, ale o běžnou digitální hygienu.
U dokumentů a podpisů to v praxi znamená:
- jasně dané, kdo může co podepisovat,
- dohledatelnou historii kroků u každého dokumentu,
- použití ověřených identit (např. BankID, MojeID, Identita občana) místo „podpisu do PDF“.
4) Stát jako katalyzátor: datovky, e-daně, eDoklady
Stát v Česku digitalizaci výrazně popohnal – datové schránky, elektronické daně i eDoklady už bereme jako samozřejmost.
Lidé jsou zvyklí, že „se státem to online jde“, a podobný komfort postupně očekávají i od firem a obcí. S tím roste i tlak na online podpis smluv, možnost vyřídit dohody na dálku a srozumitelnou digitální komunikaci i mimo státní systém.
5) Digitální sebevědomí malých a středních firem
Velké organizace často mívají vlastní IT týmy, projekty a interní strategie. U malých a středních firem je realita jiná – digitalizace se děje po částech, podle toho, co zrovna nejvíc pálí.
Dobrá zpráva je, že není třeba začínat obřím projektem.
U většiny malých a středních firem dává v roce 2026 největší smysl soustředit se na tyto oblasti:
- HR dokumenty (pracovní smlouvy, dodatky, dohody),
- smlouvy s klíčovými dodavateli a odběrateli,
- formuláře, které se opakují a vyplňují „pořád dokola“.
Když tyto oblasti fungují online a přehledně, zbytek se přidává mnohem snáz.
6) Ekologie bez přepočtu na stromy a bláznění - racionálně
Digitalizace dokumentů má i ekologický efekt – méně papíru, méně tisku, méně fyzických cest jen kvůli podpisu. Není ale potřeba slibovat, že nasazením jedné aplikace zachráníte planetu.
Díváme se na to střízlivě:
- ušetříte čas a peníze,
- snížíte spotřebu papíru a logistiky,
- ekologický dopad je přirozený důsledek, ne marketingová zkratka.
Je fér o tom mluvit otevřeně, bez greenwashingu a přehnaných slibů.
7) Lidská digitalizace
Digitalizace není IT projekt, ale změna každodenní práce lidí. O úspěchu rozhoduje to, jestli se s novým nástrojem dokáže sžít:
- člověk, který má plný stůl agendy a nechce „další systém“,
- kolega, který není technický typ,
- zaměstnanec, který si vezme dokument domů a podepíše ho na mobilu.
Co pomáhá:
- srozumitelný návod místo manuálu na desítky stran,
- jednoduché rozhraní, kde je jasné, co se má udělat,
- podpora při prvních krocích – onboarding, krátká školení, možnost se doptat.
Kde v tom všem stojí Podpisovna
Vnímáme se jako malý, ale důležitý dílek skládačky:
- pomáháme firmám, městům a obcím digitalizovat dokumenty, nastavit způsob podepisování a ověřování podepisujících a mít pod kontrolou celý proces,
- stojíme na ověřených identitách, které už lidé používají (BankID, MojeID, Identita občana),
- chceme, aby online podepisování zvládl každý, kdo dnes podepisuje na papír.
Neřešíme „digitalizaci všeho“. Soustředíme se na to, aby:
- dokument vznikl jako chytrý formulář nebo šablona,
- byl podepsán způsobem, který je právně v pořádku a jednoznačně svázaný s konkrétním podepisujícím,
- a šel kdykoli dohledat – bez šanonu a bez lovení v e-mailech.
Jaký digitální krok dává smysl právě vám?
Každá organizace je jiná. Jinak bude digitalizovat výrobní firma, jinak menší obec a jinak školská organizace. Společný jmenovatel je ale podobný:
Začít u dokumentů, které vám nejvíc berou čas a energii.
Rádi s vámi projdeme:
- jaké typy dokumentů u vás nejčastěji vznikají,
- kde v procesu „uvíznou“,
- a který krok dává smysl udělat online jako první.
Detailní statistiky a konkrétní příklady sdílíme průběžně na LinkedInu a dalších sociálních sítích Podpisovny – budeme rádi, když nás tam budete sledovat a dáme digitalizaci společně lidskou tvář.
