Chystáte se na dovolenou, ale v práci máte ještě spoustu rozpracovaných dokumentů, které čekají na schválení nebo podpis? Právě letní měsíce jsou ideální příležitostí, jak si ve firmě udělat pořádek — nejen ve skříních, ale i v online prostředí.
V článku vám ukážeme 5 konkrétních kroků, díky kterým bude mít vaše firma jasno v dokumentech a klid i během dovolených.
Vyzkoušet demoverzi Podpisovny zdarma
Proč řešit digitální hygienu zrovna teď?
Na rozdíl od papírových šanonů může online prostředí působit tak trochu neviditelné. Přístup má víc lidí, starší dokumenty se vrství v různých složkách a na více zařízeních, procesy zůstávají viset „někde mezi“. A když do toho přijdou dovolené a procesy navíc nejsou nastavené přehledně pro všechny, může se z jednoho čekajícího podpisu stát několikadenní zdržení.
Přitom stačí pár jednoduchých kroků a vaše firma může fungovat bez sezónních zádrhelů. Ať už pracujete s dokumenty denně, nebo jen párkrát do měsíce, nechte se od Podpisovny navést, jak udělat z online prostředí přehledný prostor.
1. Zkontrolujte přístupová práva
Kdo má přístup ke klíčovým dokumentům? A měl by ho mít i teď?
Před dovolenou se vyplatí: zkontrolovat aktivní uživatele v podpisové aplikaci, odebrat přístup bývalým zaměstnancům nebo externistům, ujistit se, že k dokumentům mají přístup jen ti, kteří je skutečně potřebují.
V aplikaci Podpisovna snadno nastavíte práva k jednotlivým dokumentům.
2. Delegujte podpisová a schvalovací práva
Co když někdo z klíčových lidí odjede na dovolenou a dokumenty zůstanou viset?
V Podpisovně můžete podpisová práva na konkrétní období delegovat - pověřené osobě udělíte podpisová práva, která po skončení dovolené můžete zase odebrat. Pověřená osoba tak dokument podepíše za nepřítomného kolegu, a vy se vyhnete zbytečnému zdržení.
3. Pročistěte dokumenty od duplicit a starých verzí
Kde máte uloženou aktuální verzi smlouvy? A je to ta, kterou podepsal jednatel, nebo návrh číslo čtyři?
Než odjedete, projděte:
- sdílené složky na disku,
- e-mailové přílohy,
- staré verze dokumentů k podpisu.
V čem pomůže Podpisovna? Vždy pracujete s jedinou verzí dokumentu a máte přehled kdo a kdy dokument podepsal.
Chci udělat v dokumentech pořádek
4. Zkontrolujte, co čeká na podpis nebo schválení
Odešli jste žádost o podpis, ale zapomněli jste zkontrolovat, zda byla dokončena?
Před dovolenou si projděte všechny rozpracované dokumenty:
- co je odeslané a čeká na reakci,
- co schvaluje kolega, který právě odjíždí,
- co je potřeba dokončit, než zavřete notebook.
V Podpisovně vidíte stav každého dokumentu přehledně.
5. Ujistěte se, že dokumenty máte bezpečně uložené
I na dovolené může dojít k výpadku serveru nebo ztrátě zařízení. Ujistěte se, že důležité dokumenty nejsou závislé na jednom pevném disku nebo e-mailu.
A když je potřeba něco podepsat i na dovolené? Stačí pár kliknutí.
Checklist digitální hygieny před dovolenou:
- Přístupová práva: zkontrolována
- Delegace pravomocí: nastavená
- Neaktuální dokumenty: smazány
- Čekající podpisy: vyřešeny
- Archivace: bezpečně zálohovaná
Digitalizace firemní administrativy není jen pro technologické giganty a nevyžaduje nasazení celého IT oddělení. S Podpisovnou ji zvládne každý – přehledně, bezpečně a bez zbytečné složitosti.
Vyzkoušejte demoverzi zdarma nebo nám napište na info@podpisovna.cz, rádi vám Podpisovnu představíme osobně a navrhneme individuální řešení na míru pro vaši firmu.
Můžete nás také kontaktovat přes kontaktní formulář nebo nám zavolejte na číslo +420 220 922 511.
