Podzim je pro obce přirozeným obdobím plánování. Řeší se rozpočty, chystají se změny na nový rok a hledá se prostor pro zjednodušení rutinních procesů. Právě teď je proto ideální čas pustit se do digitalizace formulářů – jednoduše, bezpečně a bez velkých zásahů do fungování úřadu.
Papírové formuláře zná každý – občan je najde na webu, vytiskne, ručně vyplní, naskenuje nebo přinese na podatelnu. Na úřadě se dokument zaeviduje a často znovu přepisuje do systému. Tento postup je zdlouhavý a snadno se v něm dělají chyby. A přitom existuje jednodušší cesta.
S chytrými online formuláři od Podpisovny může občan vše vyřešit online – formulář vyplní a rovnou odešle příslušnému odboru. A co je důležité – podepíše ho rovnou v mobilu nebo počítači, bezpečně a s ověřením totožnosti.
ZAJÍMÁ MĚ O ONLINE FORMULÁŘÍCH VÍCE
Jaké možnosti ověření podporuje Podpisovna?
V Podpisovně nabízíme různé úrovně ověření totožnosti, abyste si mohli vybrat tu, která nejlépe odpovídá konkrétnímu typu dokumentu.
Samozřejmostí je Identita občana (NIA) – přihlášení přes eObčanku, mobilní klíč nebo jiný státní nástroj. Napojení na NIA je navíc zcela zdarma - je tedy ideální variantou ověřování identity pro obce a veřejnou správu.
Občané se mohou do NIA přihlásit také skrze Bank iD nebo MojeID.
Co obce nejčastěji digitalizují?
Zkušenosti z praxe ukazují, že prvním krokem bývá digitalizace těch formulářů, které se často opakují a zatěžují úředníky přepisováním. Například:
- žádosti o nájem obecního bytu
- přihlášky do školky
- žádosti o kácení dřevin
- oznámení o konání veřejné akce
- podněty a hlášení od občanů
Tato agenda se navíc opakovaně objevuje i ve veřejně dostupných doporučeních a studiích k digitalizaci veřejné správy.
Z materiálů Ministerstva vnitra, Portálu občana, iniciativ jako Digitalizace obcí nebo Smart Česko vyplývá, že mezi první digitalizované procesy v obcích zpravidla patří:
- formuláře pro řešení životních situací (např. školky, byty, kácení stromů),
- žádosti o příspěvky a podpory,
- oznámení o pořádání akcí,
- nebo podněty od občanů (např. nefunkční lampa, závada na chodníku apod.).
Tyto typy formulářů mají obvykle ustálenou strukturu a snadno se převádějí do digitální podoby – včetně prvků jako je předvyplnění, automatické směrování nebo napojení na podpis.
Proč právě teď?
- Na podzim je víc prostoru věci připravit a otestovat
- Do konce roku lze stihnout pilotní provoz
- Nové formuláře lze zařadit rovnou do rozpočtu na rok 2026
- A občané si stihnou zvyknout dřív, než začne další papírová sezóna
Vyzkoušejte si online formuláře nanečisto
Zajímá vás, jak to funguje v praxi?
Rádi vám zdarma připravíme jeden chytrý formulář na míru, abyste si mohli vše vyzkoušet v reálném provozu – bez závazků.
Máte konkrétní dotazy nebo si chcete o digitalizaci popovídat s odborníky? Napište na info@podpisovna.cz, přes kontaktní formulář nebo zavolejte na +420 220 922 511.
Rádi vám ukážeme, jak začít s digitalizací v klidu a postupně i ve vaší obci.
