Papírování, papírování a zase papírování. Administrativním pracovníkům ve firmách z něj jde hlava kolem. Víte ale, že části byrokracie můžete sebe nebo své zaměstnance zbavit? Sepsali jsme seznam 5 typických situací, ve kterých mohou společnosti podepisovat dokumenty online a ušetřit tak nejen hromadu času, ale i spoustu peněz.
Už dávno není potřeba chodit na poštu nebo dlouhé hodiny skenovat papíry. Veškeré smlouvy i další dokumenty podniky bezpečně a jednoduše podepisují online.
Ptáte se, jaké má online podepisování pro firmu reálné využití? Správná otázka!
1. Podpis objednávky zboží a služeb
Situace, které se nevyhne prakticky žádný podnikatel: neustále podepisování objednávek zboží či služeb s odběrateli a dodavateli bývá úmorné. To ale neplatí v případě, že objednávku podepíšete online.
Pokud využijete bezpečnou podpisovou aplikaci, jako je například Podpisovna, nemusíte za klienty jezdit osobně ani jim objednávky skenovat. Identitu klientů ověříte třeba přes bankovní identitu, podepíšete s nimi dokumenty jednoduše během pár okamžiků online a máte vystaráno. Bez papírování, a hlavně bez nervů.
2. Podpis pracovních dokumentů
Žijeme v době práce na dálku. Jak ale podepsat nástupní formuláře a vyřešit papírování s novým zaměstnancem, který je zrovna na druhé straně světa? No přece online!
Také většinu pracovních dokumentů je možné podepisovat přes internet, a to tak, aby měly online podpisy obou stran stejnou právní váhu jako klasický podpis rukou. Stačí, abyste vy i zaměstnanec ověřili svou identitu. Jakmile podepsaný dokument vám i zaměstnanci přistane v e-mailu, spolupráce může odstartovat.
3. Podpis zápisů z valné hromady
Firemní valné hromady bývají – s trochou nadsázky – jedna velká byrokracie. Někdy je během nich potřeba podepsat až desítky dokumentů, a to nejen přímo na místě v den setkání, ale i dodatečně o několik dní později.
Naštěstí i jakékoliv dokumenty „vyprodukované“ valnou hromadu se dají podepsat bezpečně a online. Vedení firmy tak nemusí marnit čas scházením se kvůli jednomu podpisu na papír. Vždyť čas jsou peníze.
4. Podpis účetních dokladů
Než firemní účtárna může zúčtovat doklady, zabere to někdy věčnost. A to jen proto, že se musí čekat na zodpovědnou osobu, která doklady schvaluje. Řešením je i v tomto případě online podpis.
Ať už účetní doklady podepíše online odpovědná osoba, nebo někdo zastupující, může tak učinit kdykoliv a odkudkoliv. Bude-li to v urgentních případech potřeba, klidně z pláže na dovolené.
5. Podpis interních dokladů
Cestovní příkazy, doklady pro zaměstnance a jakékoliv další dokumenty, bez kterých se neobejde interní fungování firmy. Donedávna bylo nemyslitelné je podepisovat jinak než rukou, ale dnes je to běžné u nás i v zahraničí.
Zatímco je ředitel firmy na pracovní cestě, zaměstnanec z administrativy mu může poslat dokument k podpisu. Nejenže se celý proces usnadní, ale podepisující už nemusí na papírování myslet a vyřeší ho okamžitě. Třeba u snídaně v kavárně.
Vyzkoušejte si ZDARMA Podpisovnu
Podepisujete zatím ve firmě všechny dokumenty ručně a rádi byste je zkusili podepisovat online?
Aplikaci Podpisovna si můžete vyzkoušet i zdarma – snadno a bez výdajů tak zjistíte, jak je online podepisování rychlé a jednoduché. A když se vám zalíbí, může ji celá vaše firma využívat ve verzi pro týmy a organizace.
