Online podepisování dokumentů může firmám, kancelářím i obcím výrazně ušetřit čas. Jenže u důležitých dokumentů nestačí, aby bylo řešení rychlé. Musí být také bezpečné, srozumitelné a průkazné. Jak poznat službu, které můžete důvěřovat?
Důvěra nevzniká tím, že služba dobře vypadá
V online prostředí dnes vyřizujeme stále víc věcí. Přihlašujeme se do banky, komunikujeme s úřady, posíláme formuláře, uzavíráme smlouvy a podepisujeme dokumenty. Přesto je přirozené, že u důležitých úkonů zůstává otázka: Je to opravdu bezpečné?
U online podepisování nejde jen o to, jestli dokument projde rychleji než poštou nebo e-mailem. Důležité je hlavně to, zda je celý proces jasně nastavený, zda víte, kdo dokument podepisuje, kdy k tomu došlo a zda je možné vše zpětně doložit.
Bezpečná služba by proto neměla působit důvěryhodně jen na první pohled. Měla by důvěru stavět na konkrétních principech.
1. Ověřuje se podepisující, ne jen „nějaký podpis“
Jedna z nejdůležitějších otázek zní: Víme, kdo dokument podepsal?
U běžných dokumentů často nestačí, že někdo klikne na tlačítko „podepsat“. Stejně tak nemusí být dostatečné ověření jen přes e-mail nebo telefonní číslo. Ty totiž samy o sobě obvykle neprokazují totožnost konkrétní osoby — ukazují spíš to, že má někdo přístup k dané e-mailové schránce nebo telefonu.
U důležitějších procesů proto potřebujete větší jistotu, že dokument podepisuje skutečně konkrétní osoba.
V Podpisovně proto pracujeme s ověřením podepisujícího přes Bank iD, MojeID a Identitu občana. Nejde tedy o pouhé potvrzení dokumentu, ale o ověření identity osoby, která dokument podepisuje.
To je zásadní rozdíl. Právě ověření podepisujícího pomáhá zvyšovat důvěru v celý online proces.
2. Proces musí být zpětně dohledatelný
Bezpečná online služba by měla umět odpovědět nejen na otázku, kdo dokument podepsal, ale také kdy a jak celý proces proběhl.
Proto je důležitá auditní stopa, časové razítko a další prvky, které pomáhají doložit průběh podepisování. Nejde o zbytečnou kontrolu navíc. Jde o ochranu všech stran.
Právě tyto prvky Podpisovna umí propojit do jednoho přehledného online procesu. Ověření identity podepisujícího je bezpečné a průkazné, ale zároveň není zdlouhavé ani uživatelsky náročné. Uživatel ho zvládne během pár minut, bez tisku, skenování nebo složitého nastavování.
Když se později objeví otázka, zda dokument opravdu prošel správným postupem, nemělo by se spoléhat na domněnky, e-maily nebo vzpomínky. Dobrý online nástroj má umět poskytnout průkazný výstup.
3. Bezpečnost není jen technologie. Je to i srozumitelnost
Bezpečná služba nemusí být složitá. Naopak.
Pokud uživatel neví, co má dělat, kam kliknout, co se bude dít s jeho údaji nebo proč se má ověřit, důvěra rychle klesá. Dobře navržený online proces by měl být pochopitelný nejen pro firmu, která dokument odesílá, ale i pro člověka na druhé straně.
To je důležité například u zaměstnanců, klientů, občanů nebo obchodních partnerů. Online řešení má lidem práci usnadnit, ne je vystavit nejistotě.
4. Dokument není jen soubor. Je to celý proces
Mnoho firem dnes řeší hlavně samotný podpis. Jenže největší zdržení často vzniká už před ním.
Někdo musí vyplnit údaje.
Někdo musí zkontrolovat, jestli nic nechybí.
Někdo musí přiložit potřebné soubory.
Někdo musí pohlídat správnou verzi dokumentu.
Proto nestačí převést papír do PDF a říct, že je hotovo. Skutečně užitečná online služba pomáhá zjednodušit celý proces práce s dokumentem.
V Podpisovně proto kromě online podepisování umíme vytvářet také chytré dokumenty. Ty umožňují vyplnění údajů online, práci s přílohami a přehlednější vedení celého postupu až k podpisu.
5. Dobrá služba snižuje prostor pro chyby
Ruční přepisování údajů, posílání příloh e-mailem a dohledávání posledních verzí dokumentů vytváří prostor pro chyby. A právě chyby bývají v administrativě často dražší než samotný čas, který proces zabere.
Bezpečná online služba by proto měla pomáhat nejen s podpisem, ale i s tím, aby byl dokument vyplněný správně, úplně a ve správném pořadí.
To platí u HR dokumentů, klientských formulářů, obecních žádostí i u procesů, které vyžadují vyšší míru průkaznosti — například u AML identifikace a kontroly online.
Jak tedy poznat bezpečnou službu?
Položte si několik jednoduchých otázek:
- Víme, kdo dokument podepisuje?
- Je identita podepisujícího ověřená?
- Je možné doložit, kdy jednotlivé kroky proběhly?
- Je proces srozumitelný i pro člověka, který dokument dostane?
- Umí služba pracovat nejen s podpisem, ale i s dokumentem jako celkem?
- Pomáhá snižovat chybovost a ruční administrativu?
Pokud služba na tyto otázky odpovídá jasně, je to dobré znamení.
Bezpečná digitalizace má přinášet klid
Cílem online podepisování není přidat další systém, kterého se budou lidé bát. Cílem je vytvořit postup, který je jednoduchý, bezpečný a průkazný.
Dobrý online nástroj nemá nahrazovat zdravý rozum. Má mu dát oporu.
V Podpisovně věříme, že práce s dokumenty může být moderní a zároveň lidská. Bez zbytečného papírování, bez nejasných kroků a bez pocitu, že v online světě musíte něčemu slepě věřit.
Věříme, že důvěra vzniká dobře nastaveným procesem.
