Mnoho firem už dnes řeší online podpis. Jenže největší zdržení často nevzniká ve chvíli podpisu, ale mnohem dřív — při vyplňování údajů, kontrole správnosti, práci s přílohami nebo předávání dokumentu dál. Skutečný přínos proto nepřináší digitalizace jednoho kroku, ale celého procesu práce s dokumenty.
Dokumenty bývají poslední ruční část procesu
Ve firmách se dnes automatizuje ledacos. Jakmile ale do hry vstoupí dokument, proces se často zpomalí. Najednou se ručně doplňují údaje, přílohy chodí zvlášť e-mailem, někdo kontroluje, jestli nic nechybí, a na konci se stejně dohledává, kdo co udělal a kdy. Na první pohled může vypadat, že je vše digitalizované, protože dokument už nekoluje na papíře. Ve skutečnosti ale velká část práce kolem něj zůstává pořád ruční. A právě tady bývá problém. Podpis sám o sobě proces nezjednoduší, pokud všechno okolo zůstane složité.
Kde firmy nejčastěji ztrácejí čas
Největší zdržení obvykle nevzniká u podpisu, ale ještě před ním.
Typicky při:
- sběru a vyplňování údajů,
- kontrole správnosti a úplnosti,
- práci s přílohami a podklady,
- předávání dokumentu dál,
- a zpětném dohledávání, co kdy proběhlo.
Největší problém dokumentů dnes často není v tom, že by nešly podepsat. Ale v tom, že nefungují dobře v celém procesu.
„Podpis sám o sobě proces nezjednoduší, pokud všechno okolo zůstane složité.“
Co znamená digitalizovat celý proces s dokumenty
Digitalizace dokumentů by neměla znamenat jen to, že pošleme PDF k online podpisu.
Smysl dává až ve chvíli, kdy dokument umí:
- sbírat údaje,
- vést uživatele, co a kam doplnit,
- hlídat správnost,
- pracovat s přílohami,
- navázat na ověření identity podepisujícího,
- přejít k podpisu,
- a nabídnout průkazný výstup.
Právě tady je vidět přínos komplexního řešení. Nejde jen o online podpis, ale o to, že celý tok práce s dokumentem funguje přehledně v jednom procesu.
Na AML je to vidět obzvlášť dobře
Jedním z dobrých příkladů, kde samotný podpis nestačí, je AML identifikace a kontrola.
V tomto procesu nejde jen o to, aby klient něco podepsal. Je potřeba správně sesbírat údaje, provést identifikaci, mít celý postup přehledný a zároveň průkazný.
Právě to reprezentuje AML identifikace a kontrola online v Podpisovně. Nejde jen o formulář. Nejde jen o podpis. Jde o propojení více kroků do jednoho přehledného online procesu.
A právě v tom je jeho hodnota. Komplexnost zde není funkce navíc. Je to praktická odpověď na reálný problém.
Skutečný rozdíl vzniká až tehdy, když funguje celý proces
Podpis je důležitý. Ale sám o sobě nestačí. Skutečný rozdíl vzniká ve chvíli, kdy digitálně funguje celý proces s dokumentem.
Pokud vás zajímá, jak může takový proces fungovat v praxi, dobře je to vidět právě na AML identifikaci a kontrole online. Na našem AML webináři ukazujeme, jak tento proces nastavit jednodušeji, přehledněji a průkazně — bez zbytečných ručních kroků kolem.
Více o AML identifikaci a kontrole online i o tom, jak celý proces funguje v praxi, se můžete dozvědět na našem AML webináři.
