Červenec patřil digitálnímu úklidu. Srpen je ideální chvíle, jak léto uzavřít s čistým stolem a připravit firmu na rozběh podzimních projektů, kampaní nebo nových smluv.
A protože ani papíry – digitální nebo ty klasické – si pořádek samy neudělají, připravili jsme navazující checklist. Tentokrát se zaměřuje na hladký návrat do pracovního režimu.
VYZKOUŠET DEMOVERZI PODPISOVNY ZDARMA
Checklist: Navazujeme na letní úklid: co v srpnu nastavit, aby podzim běžel hladce
1. Obnovte přístupová a podpisová práva
Delegace z dovolené končí, je čas je vrátit zpět.
Zkontrolujte, kdo má aktuálně oprávnění podepisovat, schvalovat nebo spravovat dokumenty. Zajistíte tak plynulý návrat do běžného provozu.
V Podpisovně jednoduše nastavíte práva konkrétním uživatelům i týmům. A když bude potřeba delegovat znovu – zvládnete to na pár kliknutí.
2. Projděte rozpracované dokumenty z léta
Co zůstalo "viset" během července? Je potřeba někomu poslat připomínku? Nebo přidat podpisovou oprávněnou osobu zpět do pomyslného oběhu dokumentů?
V aplikaci Podpisovna vidíte, které dokumenty čekají na podpis, schválení nebo doplnění.
Žádné hledání v e-mailech, žádné dohady, kdo měl co udělat.
3. Vytvořte nové šablony pro opakující se dokumenty
Září často přináší nové spolupráce, aktualizace smluv, objednávky i školení.
Připravte si vzory dokumentů včas, ať se podzim rozběhne hladce.
Pomocí chytrých dokumentů v Podpisovně si snadno vytvoříte šablony s automaticky doplňovanými údaji, možností příloh a interaktivním obsahem.
4. Zjednodušte sběr a zpracování informací
Ať už potřebujete podepsat smlouvu, vyplnit žádost, zorganizovat interní hlasování nebo zajistit zpětnou vazbu, s chytrými dokumenty to zvládnete jednoduše a online.
Uživatelé vyplní potřebné údaje přímo ve struktuře dokumentu – bez e-mailových příloh, přepisování a chyb. Vyplněné informace se navíc mohou automaticky posunout ke schválení, podpisu nebo dalšímu zpracování.
A pokud potřebujete rozhodnout anonymně? Podpisovna podporuje i tajné hlasování nebo online volby – přehledně, bezpečně a bez tisku lístků.
5. Zajistěte, že vše důležité je bezpečně uložené
Před podzimem si zkontrolujte, že všechny důležité dokumenty jsou archivované, dohledatelné a přístupné těm, kteří je budou skutečně potřebovat.
Bonus: Nechte chytré nástroje pracovat za vás
Podzimní nápor přichází rychle – nové projekty, výběrová řízení, změny ceníků.
Díky správně nastaveným procesům a šablonám si můžete nechat část rutiny automatizovat.
Notifikace, schvalovací workflow, digitální podpis i přehled o rozpracovaných dokumentech. To všechno máte pod kontrolou. I bez složitých systémů nebo IT oddělení.
Odškrtávejte s námi: Pět kroků pro hladký návrat do práce
Přístupová práva: obnovena
Rozpracované dokumenty: zkontrolovány
Šablony na září: připravené
Sbírání údajů: digitalizováno
Úložiště: přehledné a bezpečné
A co dál?
Chytré dokumenty i online podepisování si můžete vyzkoušet v demoverzi.
Stačí kliknout sem: www.podpisovna.cz
Chcete si Podpisovnu nezávazně prohlédnout s námi? Napište na info@podpisovna.cz, přes kontaktní formulář nebo zavolejte na +420 220 922 511.
Rádi vám ukážeme, jak i v září udržet pořádek – a klid.
