Každý leden a únor se ve firmách opakuje stejný scénář: někdo vytiskne růžový formulář, někdo ho zapomene přinést, někdo ho podepíše špatně a HR ho honí znovu. A přitom nejde o nic „komplikovaného“. Jen o dokument, který je potřeba vyplnit, podepsat a mít v pořádku.
Prohlášení poplatníka (lidově „růžovka“) je skvělý příklad dokumentu, na kterém je vidět, jak moc se dá firmě ulevit, když se proces zjednoduší. A přesně proto jsme v Podpisovně připravili možnost vyřešit růžový formulář online – s ověřením podepisujícího a s doručením hotového dokumentu do e-mailu.
Co je „růžovka“ a proč ji lidé ve firmách řeší
Růžový formulář je Prohlášení poplatníka daně z příjmů ze závislé činnosti. Zjednodušeně: zaměstnanec tím obvykle dává zaměstnavateli podklady pro uplatnění slev a dalších nároků v rámci mzdy.
VYPLNIT RŮŽOVÝ FORMULÁŘ ONLINE
Ve firmách se kolem růžovky často netočí účetnictví, ale logistika:
- kdo ji už vyplnil,
- kdo ji ještě nepodepsal,
- kdo uvedl špatné údaje,
- a kde to vlastně dohledat, když je potřeba se k ní vrátit za pár týdnů.
Dvě perspektivy: zaměstnanec vs. HR
Pro zaměstnance
Zaměstnanec chce mít hlavně klid a hotovo. Ideálně:
- bez tisku,
- bez skenování,
- bez „můžete mi to poslat znovu?“
Pro HR
HR potřebuje:
- mít jasno, kdo dokument opravdu podepsal,
- mít dokumenty uložené přehledně a dohledatelně,
- nemuset sbírat papíry po kancelářích (nebo po chatech).
A právě tady dávají smysl chytré dokumenty: proces je pro obě strany jednoduchý, ale současně je „pevný“ a kontrolovatelný.
Jak funguje růžovka na webu Podpisovny
Aby to bylo jednoduché i pro lidi, kteří nechtějí „řešit systémy“, je průběh postavený na jednom principu: udělat to stejně snadno jako papír – jen bez papíru.
1) Vyplníte formulář přímo na webu
2) Podepíšete online
3) Hotový dokument přijde do e-mailu, který ve formuláři uvedete
Po dokončení a podpisu vám Podpisovna pošle hotový dokument na e-mailovou adresu, kterou do formuláře zadáte (typicky váš vlastní e-mail).
Pokud ho potřebujete doručit i do HR, jednoduše ho pak můžete přeposlat nebo předat dle interního procesu.
Poznámka: možnost posílat dokument rovnou více příjemcům (např. zaměstnanec + HR) je součástí firemní verze Podpisovny, ne veřejné ukázky zdarma.)
Proč řešit u růžovky „ověření podepisujícího
U podpisů online lidé často řeší jednu otázku: „Jak poznáme, že to podepsal správný člověk?“
Právě proto je v Podpisovně klíčové pořadí:
- ověření podepisujícího (identita osoby)
- podpis
- hotový dokument + dohledatelnost
Výsledek je srozumitelný i pro netechnické kolegy: nejde o „kliknutí“, ale o podpis navázaný na ověřenou identitu.
Co vám růžovka ukáže o dokumentech ve firmě (a proč je to užitečné)
Růžovka je typický „každoroční test reality“:
- kolik dokumentů vlastně ve firmě podepisujete,
- kolik času zabere pouhé shromáždění podpisů,
- a kde proces nejvíc drhne (papír, přepis, dohledávání, urgence).
A hlavně: když to jde u růžovky, jde to i u dalších dokumentů, které zná téměř každý.
Jaké další dokumenty se ve firmách vyplatí řešit jako chytré
Nemusíme začínat složitými smlouvami. Často nejvíc uleví „obyčejné“ věci:
- Žádost o dovolenou / home office
- Předání vybavení (notebook, telefon, auto) – předávací protokol
- Seznámení se směrnicí (BOZP, IT pravidla, práce z domova)
- Cestovní příkaz / proplacení výdajů
- NDA (dohoda o mlčenlivosti)
Jsou to dokumenty, které se opakují, podepisuje je hodně lidí a často se ztrácí v e-mailech nebo na stole.
Pro koho to dává největší smysl
- firmy, které sbírají podpisy od více lidí (ať už kancelář, provoz, nebo kombinace),
- HR týmy, které chtějí přehled a dohledatelnost,
- firmy s hybridním režimem, kde „papír v šanonu“ přestává fungovat.
Chcete si to vyzkoušet na růžovce?
Do 15. 2. 2026 nabízíme růžový formulář na webu Podpisovny jako praktickou ukázku chytrého dokumentu.
Vyplníte → ověříme podepisujícího → podepíšete → hotové přijde do e-mailu.
VYPLNIT RŮŽOVÝ FORMULÁŘ ONLINE
A pokud vás zajímá, jaké 2–3 dokumenty by u vás ve firmě dávaly největší smysl převést jako první, napište nám:
- obor,
- kolik lidí dokumenty podepisuje,
- a co se opakuje nejčastěji.
Rádi pošleme konkrétní návrh – bez složité teorie.
