Rádi byste ve firmě podepisovali dokumenty online (tzn. přes podpisovou aplikaci), ale zatím váháte, protože nevíte, jak na to? Připravili jsme průvodce, který vám zodpoví důležité otázky a ukáže, že začít s online podepisováním může ze dne na den každá firma. Bez ohledu na počet zaměstnanců.
Čtení tohoto článku zabere přibližně 3 minuty.
Je to typická situace. Účetní oddělení i vedení společnosti se topí v papírech. Posíláním dokumentů poštou firma vyhazuje nejen času, ale hlavně peníze.
Jenže nikomu se nechce udělat rozhodující krok k digitalizaci a vyzkoušet online podepisování – ať už kvůli nedostatku časových kapacit, obavám z náročnosti procesu nebo domnělým legislativním překážkám.
Věděli jste ale, že zprovoznění podpisové aplikace zabere jen pár minut a že ze strany vaší firmy k tomu není téměř nic potřeba?
VÍCE O ONLINE PODEPISOVÁNÍ PRO FIRMY
1. Zamyslete se, kdo a jak ve firmě podepisuje
Aby vaše společnost mohla podepisovat online, nemusíte vyvíjet velké úsilí. Přesto doporučujeme se na začátku aspoň krátce zamyslet a sesumírovat, jak na tom aktuálně s podepisováním dokumentů jste.
Za prvé je to důležité proto, abyste si sami pro sebe ujasnili aktuální stav/situaci. Za druhé si uděláte hrubou představu, v jakém rozsahu online podepisování využijete a které problémy vám vyřeší. Zároveň budete připraveni zodpovědět důležité otázky poskytovatele podpisové aplikace.
Zkuste si v bodech vypsat:
- jak dokumenty ve firmě aktuálně podepisujete (např. jen rukou, nebo využíváte i elektronický podpis?)
- kdo všechno ve firmě podepisuje dokumenty (např. vedení, účetní, personalisté apod.)
- co vás motivuje k přechodu na online podepisování (úspora času, peněz, případně šetření personálních nákladů?)
- jak často chcete podepisovat online (každý den, párkrát týdně, nebo jen občas?)
2. Vyberte si podpisovou aplikaci
V druhém kroku si rovnou vyberte aplikaci/platformu, přes kterou chcete podepisovat dokumenty online. Ideálně by měla splňovat tato kritéria:
- jednoduché používání 24 hodin denně a 7 dní v týdnu
- spolehlivé online ověření identity podepisujících (ideálně pomocí BankID, MojeID nebo Identity občana)
- maximální zabezpečení
- snadné zprovoznění
Aplikace Podpisovna pro firmy všechna tato kritéria splňuje. Speciální důraz klademe na bezpečnost, například žádné osobní údaje nepředáváme třetím stranám.
3. Nechte si podpisovou aplikaci zprovoznit
Vše ostatní už je na poskytovateli platformy. Jakmile se s ním dohodnete na spolupráci, aplikaci připraví na míru vaší firmě a následně ji zapojí a zprovozní tak, abyste vy i zaměstnanci mohli co nejdřív podepisovat online.
Věděli jste, že kvůli implementaci aplikace Podpisovna nemusíte dělat žádné další investice? Bez dalších komplikací ji zprovozníme a zároveň vám podrobně ukážeme, jak přes ni dokumenty podepisovat.
4. Začněte podepisovat online
To je vše, nic dalšího není potřeba, rovnou můžete ve firmě podepisovat online objednávky zboží, účetní a cestovní doklady nebo třeba pracovní dokumenty.
Pokud si vyberete spolehlivého poskytovatele, měl by vám v případě potřeby kdykoliv pomoci, ať už se vyskytne technický problém, nebo jen budete potřebovat poradit s používáním aplikace. V Podpisovně jsme klientům k ruce po celou dobu spolupráce.
Zajímají vás podrobnosti? Napište nám
Jak vidíte, začít ve firmě podepisovat dokumenty online je hračka.
Chcete to také zkusit a odlehčit sobě i firemnímu rozpočtu? Napište nám na e-mail info@podpisovna.cz, nebo zavolejte na číslo +420 220 922 511. Rádi probereme vaši konkrétní situaci a navrhneme ideální řešení.
