Podepisování pracovní smlouvy by nemělo být procesem na několik dní a pět e-mailových vláken. A přesto to tak v mnoha firmách stále vypadá – tisk, podpis, sken, zpět e-mailem, oprava, znovu tisk… nebo čekání, až se uchazeč „někdy staví“.
V HR odděleních se denně řeší desítky typů dokumentů – od nástupních formulářů až po dodatky ke smlouvám. Přitom většinu z nich lze řešit online. Přehledně, bezpečně a bez zbytečné administrativy.
Nejčastější HR scénáře, které Podpisovna řeší rychleji a jednoduše
Podepisování pracovních smluv
Nový zaměstnanec? Už nemusí jezdit podepsat smlouvu osobně. V Podpisovně odešlete připravený dokument k podpisu a zaměstnanec jej podepíše online – odkudkoli a kdykoli.
Výhody:
- žádný tisk, sken ani přepisování
- podpis s ověřením identity (např. BankID, MojeID)
- auditní stopa a právní jistota
Dodatky ke smlouvám a změnové listy
Změna úvazku, nová náplň práce, přechod na jinou pozici? Podpis změnového dokumentu bývá administrativní zdržení. Podpisovna ho zkracuje na minuty.
HR praxe:
- generujte dodatky jako šablony a následně jen upravíte konkrétní potřebná data
- zaměstnanec dostane dokument k podpisu ihned, bez čekání
- notifikace upozorní, pokud podepisování stojí
Zpracování žádostí a interních formulářů
Žádosti o dovolenou, home office, přihlášky na školení nebo školní docházku dětí – to vše lze vyplnit jako chytrý dokument s vlastním formulářem.
Funkce chytrých dokumentů:
- zaměstnanec vyplní jen to, co se ho týká
- dokument se automaticky pošle ke schválení nadřízenému
- přílohy lze jednoduše přiložit (např. lékařské potvrzení, účtenka)
Onboarding a přednástupní dokumentace
Zasílání GDPR souhlasů, BOZP, etického kodexu nebo vstupních dotazníků už nemusí znamenat e-mailovou přestřelku. Vše vyřešíte před nástupem do firmy – online a přehledně.
NÁŠ TIP PRO HR:
- připravte onboardingové balíčky jako sadu dokumentů
- sledujte, kdo už má podepsáno a které dokumenty to jsou
- zpětně máte vše archivované a dohledatelné
Ověřené podepisování bez zdržení
V Podpisovně je podepisující ověřen podobně jako při přihlašování do internetového bankovnictví. Bez nutnosti přepisovat SMS kódy. Uživatel se přihlásí přes BankI nebo MojeID – podpis je tak bezpečný, rychlý a právně platný.
Shrnutí: Co HR týmy díky Podpisovně získají
- Podepisování dokumentů bez nutnosti osobní přítomnosti
- Přehled o tom, kdo podepsal a kdo ještě ne
- Bezpečné úložiště s archivem všech dokumentů
- Snadnou přípravu šablon a opakovaně používaných dokumentů
- Automatizaci schvalovacích procesů (např. přímý nadřízený → HR)
- Možnost elektronických podpisů i při práci z domova, z jiného města nebo během zahraničního pobytu
Chcete si Podpisovnu vyzkoušet v HR praxi?
Vyzkoušejte naši demoverzi zdarma nebo si s námi domluvte krátkou online prezentaci, kde vám ukážeme, jak v Podpisovně podepisování funguje.
MÁM ZÁJEM O NEZÁVAZNOU PREZENTACI
Ať už řešíte nábor, školení nebo změnu úvazku – s Podpisovnou bude podpis tím nejjednodušším krokem.
Neváhejte nás kontaktovat na www.podpisovna.cz , napište nám e-mail na info@podpisovna.cz nebo nám zavolejte na číslo +420 220 922 511.
