Mohou podepisovat dokumenty online a ověřovat identitu klientů pomocí BankID nebo MojeID, přesto se spoléhají na propisku a papír. Ročně tak zbytečně utratí desítky tisíc korun, ztratí spoustu času a riskují porušení zákona proti praní špinavých peněz. Jak vyplývá ze zjištění Podpisovny, online podepisování zatím využívá jen minimum realitek.
„Je to zvláštní úkaz. Zatímco firmy z jiných odvětví postupně přechází na online podepisování v podpisových aplikacích, realitní makléři s dokumenty stále jezdí za klienty, nebo je zbytečně skenují a tisknou. Když jsme udělali průměr našich zjištění za poslední měsíce, vyšlo nám, že online podepisování využívají jen 3 realitky ze 100,“ říká spoluzakladatel Podpisovny Michal Bočan.
Kromě vyhozených peněz za tisk či benzín a promrhaného času má klasické podepisování pro realitní kanceláře i další úskalí: jejich klienti jsou při prodeji či pronájmu nemovitosti doslova zahlceni administrativou, což zhoršuje zážitek ze spolupráce s makléřem.
Podepisovat online lze rezervační smlouvy i pracovní dokumenty
Až na výjimky, mezi které patří například finální kupní smlouva na nemovitost, mohou realitní kanceláře podepisovat online prakticky jakékoliv dokumenty – od rezervačních smluv přes různé základní formuláře až po potvrzení o zaplacení rezervačních poplatků. Realitka může online podepisovat také interní pracovní dokumenty a účetní doklady.
„Majitelé realitních kanceláří si často myslí, že online podpisy jsou k podepisování jejich dokumentů nevhodné. Online podpis je ale pro většinu dokumentů z pohledu českých zákonů naprosto dostatečný, je stejně validní jako podpis rukou na papír,” vysvětluje Bočan.
Skenovat občanku je rizikové
Problémový je i zvyk realitních kanceláří nechat si od klientů skenovat osobní doklady. Realitky mají dle tzv. AML zákona povinnost spolehlivě ověřovat identitu svých klientů, ale často to dělají tak, že si zahrávají s ochrannou osobních údajů. Jako právě v situaci, kdy prodávající či kupující naskenují své osobní doklady a následně je pošlou makléři e-mailem. „Toto je bohužel běžná praxe. V případě úniku osobních údajů klientů mohou realitní kanceláři hrozit i vysoké pokuty,“ podotýká Michal Bočan.
Nemluvě o tom, že je skenování dokladů administrativně i časově náročné. Díky online podepisování se spolehlivým ověřením identity se však AML povinnosti dají splnit jednoduše na dálku, tedy kompletně online.
„Když realitní makléř podepíše s klienty dokumenty online (například rezervační smlouvu nebo souhlasy se zpracováním osobních údajů) a ověří identitu klientů pomocí BankID, MojeID nebo Identity občana, nahradí tím osobní setkání. Samozřejmě zcela v souladu s AML zákonem, na rozdíl od skenování dokladů. Ověřovat identitu pro účely AML umí i aplikace Podpisovna,“ uzavírá Bočan.
Realitní kanceláře navíc mají jako tzv. AML povinné osoby tu výhodu, že prostřednictvím státních registrů mohou ověřovat identitu klientů zdarma.
Podepisujte v realitce online pomocí Podpisovny
Zbavte svou realitní kancelář otravného papírování a zdlouhavé administrativy, a to pomocí aplikace Podpisovna.
Rádi vám ji dodáme na míru. Implementace je rychlá, není potřeba kvůli ní dělat žádné další investice a tým Podpisovny vám se vším poradí. Pro více informací nám kdykoliv napište na e-mail info@podpisovna.cz.
