4 situace, kdy chytré online dokumenty firmám šetří čas i peníze

4 situace, kdy chytré online dokumenty firmám šetří čas i peníze

13/05/2025 4 MIN

Nábor nových kolegů, vyplňování výkazů práce nebo posílání objednávek klientům. To jsou jen některé ze stovek situací, ve kterých chytré dokumenty vaší firmě ušetří čas i peníze. Další zmiňujeme níže v článku, ale výčet zdaleka není konečný. 

VÍCE O CHYTRÝCH DOKUMENTECH

Nábor nových kolegů a další HR úkoly

Nábor firemních nováčků se může snadno proměnit v administrativní peklo. 

Onboarding formuláře, různá prohlášení a potvrzení nebo dotazníky pro uchazeče… toto vše personalisté a noví zaměstnanci zdlouhavě vyplňují v papírové podobě.

Když ale využijete chytré dokumenty v Podpisovně, je to pro obě strany otázka pár kliknutí. HR oddělení rychle připraví formulář nebo jiný dokument s vlastními interaktivními prvky a odešle jej novému kolegovi/kolegyni k vyplnění online.

Nejde ale jen o nábory. HR s chytrými dokumenty vyřeší například i:

  • žádosti o dovolenou
  • výkazy práce
  • cestovní příkazy
  • předávací protokoly
  • plány vzdělávání a školení
  • dodatky ke smlouvám
  • evidenci docházky
  • papírování související s BOZP
  • GDPR formuláře
  • čestná prohlášení

Tento výčet ale zdaleka není konečný, v Podpisovně můžete dle libosti tvořit spoustu dalších formulařů a jiných dokumentů.

 

Víte, že Podpisovna za vás některá pole na chytrém dokumentu vyplní automaticky? Mohou se do nich načítat údaje z interních i externích systémů (např. IČO nebo DIČ).

 

Zasílání objednávek a cenových nabídek

Proč své zákazníky zdržovat úmorným skenováním papírů a ručním vyplňováním, když jim v Podpisovně můžete na pár kliknutí připravit objednávku nebo cenovou nabídku podle potřeb?

Až klientovi objednávku odešlete, zobrazí se mu jen pole, která po něm chce vyplnit. Předejdete tak chaosu a dodatečným dotazům. A hlavně sobě i druhé straně ušetříte čas, což vám přihraje plusové body.  

 

Jakýkoliv chytrý dokument v Podpisovně můžete také rovnou podepsat bezpečně online.

 

Řešení každodenní administrativy 

Určitě to znáte: zaměstnanec se vrátí ze služební cesty a zavalí vás účtenkami, které chce proplatit. Nemluvě o vyplňování výše cestovního příkazu před i po služební cestě. 

Podobnou administrativní zátěž firmy řeší i s desítkami dalších potvrzení a dokladů, například:

  • faktury
  • zálohové faktury
  • účetní doklady (např. účtenky nebo potvrzení o zaplacení)
  • dobropisy
  • potvrzení o platbě
  • potvrzení o absolvování školení

Naštěstí i toto papírování za vás vyřeší chytré dokumenty v Podpisovně. Vyplňování dokumentů vyřídíte na pár kliknutí, navíc přímo na dokument můžete vložit obrázek (např. s účtenkou nebo jízdenkou).

Víte, že když dokumenty řešíte online, nemusíte je archivovat fyzicky, čímž ušetříte spoustu místa?

Rádi vám chytré dokumenty nezávazně představíme 

Zajímají vás další podrobnosti o chytrých dokumentech v Podpisovně? Rádi vám je nezávazně představíme, a když budete chtít, můžete si je vyzkoušet.

Napište nám na e-mail info@podpisovna.cz, přes kontaktní formuář nebo zavolejte na číslo +420 220 922 511. Když budete chtít, ukážeme vám i další funkce aplikace Podpisovna – od bezpečného online podepisování až po online hlasování.

 

Odebírejte náš newsletter

comgate visa mastercard