Nábor nových kolegů, vyplňování výkazů práce nebo posílání objednávek klientům. To jsou jen některé ze stovek situací, ve kterých chytré dokumenty vaší firmě ušetří čas i peníze. Další zmiňujeme níže v článku, ale výčet zdaleka není konečný.
Nábor nových kolegů a další HR úkoly
Nábor firemních nováčků se může snadno proměnit v administrativní peklo.
Onboarding formuláře, různá prohlášení a potvrzení nebo dotazníky pro uchazeče… toto vše personalisté a noví zaměstnanci zdlouhavě vyplňují v papírové podobě.
Když ale využijete chytré dokumenty v Podpisovně, je to pro obě strany otázka pár kliknutí. HR oddělení rychle připraví formulář nebo jiný dokument s vlastními interaktivními prvky a odešle jej novému kolegovi/kolegyni k vyplnění online.
Nejde ale jen o nábory. HR s chytrými dokumenty vyřeší například i:
- žádosti o dovolenou
- výkazy práce
- cestovní příkazy
- předávací protokoly
- plány vzdělávání a školení
- dodatky ke smlouvám
- evidenci docházky
- papírování související s BOZP
- GDPR formuláře
- čestná prohlášení
Tento výčet ale zdaleka není konečný, v Podpisovně můžete dle libosti tvořit spoustu dalších formulařů a jiných dokumentů.
Víte, že Podpisovna za vás některá pole na chytrém dokumentu vyplní automaticky? Mohou se do nich načítat údaje z interních i externích systémů (např. IČO nebo DIČ).
Zasílání objednávek a cenových nabídek
Proč své zákazníky zdržovat úmorným skenováním papírů a ručním vyplňováním, když jim v Podpisovně můžete na pár kliknutí připravit objednávku nebo cenovou nabídku podle potřeb?
Až klientovi objednávku odešlete, zobrazí se mu jen pole, která po něm chce vyplnit. Předejdete tak chaosu a dodatečným dotazům. A hlavně sobě i druhé straně ušetříte čas, což vám přihraje plusové body.
Jakýkoliv chytrý dokument v Podpisovně můžete také rovnou podepsat bezpečně online.
Řešení každodenní administrativy
Určitě to znáte: zaměstnanec se vrátí ze služební cesty a zavalí vás účtenkami, které chce proplatit. Nemluvě o vyplňování výše cestovního příkazu před i po služební cestě.
Podobnou administrativní zátěž firmy řeší i s desítkami dalších potvrzení a dokladů, například:
- faktury
- zálohové faktury
- účetní doklady (např. účtenky nebo potvrzení o zaplacení)
- dobropisy
- potvrzení o platbě
- potvrzení o absolvování školení
Naštěstí i toto papírování za vás vyřeší chytré dokumenty v Podpisovně. Vyplňování dokumentů vyřídíte na pár kliknutí, navíc přímo na dokument můžete vložit obrázek (např. s účtenkou nebo jízdenkou).
Víte, že když dokumenty řešíte online, nemusíte je archivovat fyzicky, čímž ušetříte spoustu místa?
Rádi vám chytré dokumenty nezávazně představíme
Zajímají vás další podrobnosti o chytrých dokumentech v Podpisovně? Rádi vám je nezávazně představíme, a když budete chtít, můžete si je vyzkoušet.
Napište nám na e-mail info@podpisovna.cz, přes kontaktní formuář nebo zavolejte na číslo +420 220 922 511. Když budete chtít, ukážeme vám i další funkce aplikace Podpisovna – od bezpečného online podepisování až po online hlasování.
