„Chceme skoncovat s papírováním, ale zatím se nám do toho nechce. Máme obavy, že proces digitalizace bude komplikovaný.“ Poznáváte se v tom? Teď už nic oddalovat nemusíte. Připravili jsme pro vás přehledný checklist, po jehož „odškrtání“ bude vaše firma připravená na digitalizaci. Jak uvidíte, je to hračka.
Archivace dokumentů, fakturace, podepisování smluv, hlasování nebo třeba interní schvalovací procesy. To je jen pár příkladů procesů, které lze ve firmě plně digitalizovat.
Dejte si digitalizaci jako firemní předsevzetí na rok 2025 a postupujte podle našeho checklistu. Tisknout ho samozřejmě nemusíte.
Stanovte si cíle digitalizace
Cesta bez cíle bývá často slepá. Proto si nejprve sedněte (ideálně ve více lidech) a pečlivě proberte, proč chcete ve firmě digitalizovat, čeho tím plánujete dosáhnout a v jakém časovém horizontu. Nejčastěji firmy digitalizují z těchto důvodů:
- úspora peněz (např. za tisk a papíry)
- úspora času (digitální procesy jsou rychlejší)
- bezpečnost (např. bezpečnější archivace dokumentů)
- ziskání nových zákazníků (např. díky rychlejším procesům)
- lepší zákaznický servis
- ochrana životního prostředí
- konkurenceschopnost (tzn. nezůstat pozadu)
Cílů a důvodů digitalizace můžete mít i několik najednou. Důležité je o nich od začátku vědět, protože pak lépe určíte, co je pro vaši společnost priorita.
Nechce se vám hned řešit kompletní digitalizace? Přečtěte si podrobný návod, jak ve firmě začít podepisovat online.
Zanalyzujte současný stav
Jakmile si vyjasníte cíle, ještě s kolegy neodcházejte od stolu. Je potřeba si také udělat soupis všech aktuálních procesů a zjistit, které fungují dobře a které špatně (neefektivně).
Anlýza současného stavu vám zároveň pomůže si lépe definovat cíle (viz předchozí bod checklistu.)
Určete, kdo bude mít digitalizaci na starost
U tohoto bodu se prvotní nadšení často zasekne, protože řada členů týmu dá od digitalizace ruce pryč. Ale nenechte se odradit – i u vás ve firmě je určitě někdo, kdo si tuto záležitost může vzít na starost. Nejde o raketovou vědu.
Důležité je určit konkrétní osobu a nevydávat se cestou „pracujeme na tom tak nějak všichni.“ Doporučujeme zvolit člověka, který:
- důkladně zná firemní procesy
- je nadšencem do moderních technologií
- nemá k problematice digitalizace odpor
- má přirozenou autoritu v kolektivu
Začněte digitalizací jednoho procesu
Jak se ze všech stran valí slovo „digitalizace“, podniky získávají pocit, že musí ze dne na den digitalizovat každý kout podnikání. Ale tak to není, stačí začít s málem, třeba jedním konkrétním procesem.
Jednoduché je například začít podepisovat smlouvy, objednávky, účetní doklady a další dokumenty online. Až zavedete online podepisování, můžete pokračovat k dalším procesům.
Pokud nevíte, čím začít, zkuste se zeptat ostatních lidí ve firmě, který proces by oni digitalizovali jako první.
Výběr konkrétních nástrojů (softwaru)
Jakmile budete vědět, který proces(y) chcete digitalizovat jako první, pusťte se do výběru nástrojů, které vám s tím pomohou. Za sebe doporučujeme – minimálně v první fázi – upřednostnit český software, a to kvůli lokální podpoře i lepší srozumitelnosti pro vaše zaměstnance.
Například se spolehlivým podepisováním dokumentů online vám pomůže Podpisovna. Řadu nástrojů přitom nemusíte instalovat na zařízení, ale můžete je jednoduše používat online, což platí i pro Podpisovnu.
Od začátku řešte zálohování
Teď už jste téměř připraveni k prvním krůčkům digitalizace. Ještě na jednu důležitou záležitost byste však neměli zapomenout: zálohování veškeré digitální agendy, ať už jde o elektronické dokumenty nebo cokoliv jiného.
Určete místo, kam se budou např. digitální dokumenty ukládat v kopii jako záloha. K této záloze dejte přístup jen omezenému okruhu lidí – typicky správci firemní digitalizace či osobám z vedení společnosti.
Pomůžeme vám začít s online podepisováním i další digitalizací
Stále si nejste jistí v kramflecích? Rádi vám s digitalizací firemních procesů pomůžeme.
Primárně pro vás zajistíme snadné online podepisování se 100% jistotou přes českou aplikaci Podpisovna, kterou firmy mohou využívat už od 2 990 Kč měsíčně bez DPH.
Radím vám ale pomůžeme také s digitalizací dalších procesů – například s online hlasováním nebo online formuláři.
Napište nám na e-mail info@podpisovna.cz, přes kontaktní formulář nebo zavolejte na číslo +420 220 922 511. Rádi probereme vaši konkrétní situaci a navrhneme ideální řešení.
